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当前学校会计电算化存在的问题与对策
时间: 2015-04-03 来源: 教育学会会计立项课题

引言:随着知识经济的蓬勃兴起,学校会计电算化取得了突破性的进展,形成了政府大力支持、学校积极参与、软件商竞争有序的格局。特别是近些年来,学校对财务信息的要求越来越高,财务管理从会计电算化的核算型向管理型转变,对会计电算化提出了更高的要求,在工作实践中出现了一系列亟待解决的问题。

一、研究学校会计电算化问题的相关背景简述

会计电算化是会计进入信息化的基础,是今后学校决策的重要依据,是会计体制改革的突破口。从总的情况看,经过多年的实践和改进,会计电算化的形势和基础比较好,基本完成手工会计记帐向电脑会计记帐的转变。随着新的会计电算化软件的应用,会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统转变,形成以会计软件为核心,融管理、计划、分析为一体的会计电算化管理信息系统。会计人员素质逐渐提高,操作水平日益熟练,系统的安全性与保密性加强,会计电算化正向优良、稳定、科学的方向发展。

随着我国各项经济活动的新发展,学校应深入地推行会计电算化。电子信息技术的普及,实行会计电算化管理的优势越来越多,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。一方面,由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错;另一方面,任何计算机系统都不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,应顺应会计电算化的发展潮流,建立和完善学校的内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,确保学校财产的安全,为学校运行决策提供完整的信息,让教育经费创造更高的使用效益。
   
二、学校会计电算化存在问题的分析

(一)会计电算化应用缺陷明显

目前市场上的财务软件大多只注重会计核算,不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等管理会计功能,软件没有充分发挥电算化对强化财务管理的作用,缺少财务分析功能,使得财务部门不能在资金管理、投资决策、分配政策等方面很好地发挥监督和参谋助手作用。
  1.会计电算化系统设计过于简单。会计电算化可以说是传统手工会计信息系统的计算机复制,这种电算化仅仅是把计算机当作高速运算的工具,模拟手工会计模式去完成原有的数据处理任务,遵循的仍然是传统的会计循环理论,忽视了应用现代信息技术去改造传统会计,从而达到学校财务信息管理的需求。
  2.会计电算化程度不深。目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化,没有实现管理会计电算化,更不是完整意义上的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。既然财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据生成管理报表。然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,少数软件开发商虽已涉及到ERP,但其技术还不够成熟,离学校财务信息的实际需要相差甚远。
  3.会计电算化信息共享程度不高。财务软件局限于财务部门使用,其他部门不能及时查阅和掌握相关的财务信息,财务人员必须对会计电算化系统中的数据输出后进行整理,提供决策的信息总是滞后于经济业务的发生,同时也增加了财务部门的管理成本。
  作为通用的学校财务软件,应该既符合学校实际情况,又要满足各种类型学校的管理工作需求,这就需要软件功能具有很强的灵活性。如何加强财务管理、控制费用、增加收入都对学校财务软件提出了更高的管理要求。

(二)会计电算化基础工作薄弱

当前,学校电算化管理工作薄弱,新的内部控制制度、会计基础管理工作存在着很多不足,使得会计电算化不能正常健康地发展。会计电算化基础管理工作主要包括会计制度是否健全、核算规程是否规范、基础数据是否准确完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。计算机处理业务,要求会计数据输入、业务处理及相关制度规范化、标准化,使电算化会计信息系统顺利运行。会计电算化的应用和发展把学校财务人员从繁重的手工工作中解脱出来,但学校会计基础工作的不健全,使得会计信息不能被合理使用,没有充分发挥会计电算化对学校会计工作的作用。
  (三)会计电算化系统脆弱
  1.数据安全风险。在手工方式下,财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上,修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任,但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上,对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹,存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性,被发现的难度较之手工会计系统更大,其造成的危害和损失也更大。因此,在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。
  2.管理安全风险。由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识,不遵守本部门的信息安全规则,造成数据损失等,很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够,任意从互联网上下载资料,在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘,将计算机病毒带入财务系统中。另外,由于一些计算机的配置较低,安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响,一些员工对安装的防病毒软件私自卸载,造成整体防病毒工作的被动。因此,往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。
  3.非人为事故风险。如意外事故,包括非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障、由于电源故障造成各种设备无法使用、存储数据的辅助介质部分或全部遭到破坏、已输入数据的凭证丢失等。如果这些数据已经及时备份尚可恢复,如果未及时备份,则造成财务数据将永久丢失,给学校造成不可估量的损失。
  (四)会计电算化人才紧缺
  会计电算化方面的专业人才缺乏一直是制约会计电算化发展的瓶颈问题。目前,相当一部分学校财务人员的会计实践工作经验丰富,但对计算机的软硬件知识了解甚少,他们只能机械性地使用财务软件,一旦计算机出现故障,就束手无策。如果出现误操作,可能就会使自己长时间的工作成果付诸东流,严重的可导致财务数据丢失、系统崩溃。人才因素在一定程度上成为制约我国学校会计电算化进程的重要因素。

三、学校会计电算化发展的对策建议
  (一)选择适用的会计核算软件
  在会计电算化实施过程当中,使用的财务软件必须符合国家统一的会计制度规定,保证会计资料质量和财务工作正常进行。学校要重视财务软件的选购问题,选择适用于财务管理需要的会计核算软件,一方面进行大量的市场调研和测试,选择能满足学校内部管理需要的、适合本校的财务软件;另一方面,学校应将应用商品化财务软件与自主开发相结合。通常的商品化软件总是只能反映某一类用户共同的需求,而不能充分照顾到每一个用户的具体情况。为了提高财务工作的效率,有实力的学校应将商品化财务软件和自主开发结合起来,利用本校的计算机技术力量,对商品化财务软件未能提供的功能加以补充,对其不完善的功能加以完善,服务于学校管理需要。
  另外,从网络技术角度出发,着眼于今后软件的升级换代和功能的全面提升,应充分考虑到网络安全、第三方接口输入输出的全面开放、大型数据库技术等内容,让财务系统走上信息系统的高速公路。
  (二)改善会计电算化的运行环境
  1.加强会计基础管理工作。
  会计电算化要向规范化、标准化的方向发展,就必须加强学校会计电算化的基础工作,引进先进的电算化管理理念,改进学校会计工作传统的管理模式。随着会计电算化工作的进一步深入,与计算机应用相适应的管理制度建设将与软件的应用并驾齐驱,会计电算化系统必须有一套与之紧密结合的组织措施,形成全面的会计电算化制度体系,才能充分发挥其效用,为进一步编制财务报告提供可靠的依据。要完善电算化管理制度体系,包括高校会计人员上机操作规定、系统维护规定、档案管理规定等等,做到有章可循,更好地对会计日常事务进行处理,保证会计信息和财务管理的安全、可靠,为学校的发展提供财务管理保障。
  2.重视复合型人才的培养。
  学校要加强复合型财务人才的培养,使财务人员既掌握扎实的会计理论知识技能,还对计算机知识有深刻的了解,快速、周到、全面地掌握会计电算化的系统知识、能处理计算机一般性故障,培养出对会计电算化接受能力强、既懂会计知识又有一定计算机水平的复合型人才。学校应时刻关注会计电算化的发展,培训会计电算化骨干力量,对在职财务人员进行培训,更新知识结构,为社会输送新的血液,提高财务人员的会计电算化管理和应用水平,加快会计电算化进程。
  3.做好会计数据的安全保密工作。
  学校要加强会计电算化安全防范意识,把数据安全问题放在工作首位,在思想上高度重视,建立多级备份机制。对于财务数据应定期进行备份,要按照积极预防、及时发现、快速反应、确保恢复的要求做好数据备份工作,备份数据要保存在安全可靠的多个存储介质上,必要时使用压缩软件、加密软件对备份数据压缩、加密。定期将必要的备份数据刻录到光盘中,重要的数据最好制作两个以上拷贝且存放在不同的地点,保证数据在损坏后可以及时恢复。同时,对计算机操作系统制定合理的数据访问的用户账号、权限设置、密码,保证数据的安全。提醒用户不使用简单的密码,并定期修改密码,防止泄漏账号及密码。网络系统软件、数据库管理系统软件、财务软件本身有安全漏洞,要及时安装发布的补丁程序或升级,提高整个系统的安全性,更好地保证数据的安全。
  (三)落实会计电算化档案管理
  实现电算化后,对会计档案管理技术也提出了新的要求,为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,必须建章定制,制订一系列管理办法:1.建立完善的会计档案保存制度。实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存方法按《会计档案管理办法》的规定执行。2.妥善保管存有会计信息的磁性(光)介质或其他介质载体。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的房间内等。3.建立完善的会计档案工作日常检查制度。高校财务领导应定期地对电算化会计档案工作进行实地检查,加大监督力度,促进学校会计档案管理水平的提高。4.建立完善的电算化会计档案调阅与使用权限制度。各学校应严格会计档案调阅的审批程序和规章流程,严禁随意拷贝、复制,随意调阅会计档案,加强会计档案的安全性与保密性。5.报废的计算机应将其硬盘彻底格式化,以防数据泄密。
  (四)完善内部控制制度
  1.实施组织机构控制。加强学校财务管理内部控制制度建设,将会计系统中不相容的职责进行分离,即在财务人员之间进行分工,并制定相应的制度与之配套,设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来防止舞弊,保障会计信息的真实、可靠。组织机构的设置必须贯彻业务审核与计算机操作相分离、数据输入输出与数据审核相分离、系统维护人员与计算机操作人员相分离、系统数据文件的保管与计算机相分离的原则。
  2.强化内部财务监督。通过内部监督可以了解现有的一些内控措施是否有效。在会计电算化运行过程中,审计人员对业务处理等进行评价和检验,有利于监测财务软件的可靠性,提高财务核算质量和管理水平,科学规范的管理制度是会计电算化安全之本。重视内部监督,定期进行内部审计是规范和完善会计电算化管理,促进学校自我监控、自我发展和完善的较好措施。


  四、结论与展望

会计属于上层建筑,它随着客观经济环境的变化不断发展和完善。学校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革,会计社会环境和会计信息使用者对信息需求的变化呼吁会计革命,互联网的快速发展为学校会计电算化向网络化方向的发展提供了保证。因此,必须重新构建现代会计模型,将现代会计与信息技术相统一,构成未来的会计信息系统。会计信息化更强调会计输出结果的增值性,在完善财务会计信息化的同时,侧重于财务信息使用者的需求。实现会计信息化改革目标,学校将通过互联网和校内局域网建立一个相对快捷开放、实时方便的信息交流系统,为财务部门和校内其他部门之间,学校与外界之间保证畅通的信息交流提供便利,会计电算化向会计信息化发展将给学校财务工作带来一次质的飞跃。